Las mejores plantillas para diseñar emails de disculpas

Un email de disculpa constituye un mensaje privado que se envía a través del correo electrónico a los distintos afiliados, clientes y suscriptores de la marca, en aquellas ocasiones donde se han presentado inconvenientes, retrasos o problemas diversos.

Por lo general, este tipo de email se envía cuando se han originado faltas o errores involuntarios por parte de la empresa, entre los cuales, pueden incluirse diversos motivos, tales como fallos en el servicio de atención al cliente, una gestión de cobro mal ejecutada, un envío retrasado o equivocado, etc.

El envío de un email de disculpa permite afianzar la relación comercial con el cliente, ya que la empresa demuestra estar asumiendo la responsabilidad de sus fallos, así como demuestra interés y preocupación por la satisfacción de los usuarios, generando engagement con la marca.

8 recomendaciones a seguir para el diseño de emails de disculpas efectivos

En la actualidad, existen herramientas de email marketing que disponen de plantillas para pedir disculpas por email, las cuales puedes elegir según las necesidades particulares de los clientes y el tipo de fallo o error, por el cual, haya que responsabilizarse.

Para el diseño de un email de disculpa perfecto, es recomendable seguir estos consejos:

1. Incluye un toque cálido y personalizado, con la finalidad de que la petición de disculpas sea aceptable. Proporciona un saludo empático, además de respaldar el email con el nombre de una figura importante dentro de la empresa.
2. Responsabilízate de los fallos y errores cometidos, ya que de esta manera, generas aceptación, confianza, y además, interés y preocupación por mejorar.
3. Planifica el tipo de explicación a ofrecer a los clientes, ya que en algunos casos, se requerirán más explicaciones según la gravedad del error o fallo cometido, mientras en otras situaciones, no será necesario aportar tantos detalles.
4. Facilita soluciones prácticas y efectivas, donde se incluyan acciones específicas a poner en práctica para evitar la recurrencia de tales fallos o errores.
5. Realiza todas las acciones necesarias para conseguir el perdón por parte del cliente afectado, teniendo en cuenta que puedes no lograrlo. Obtener la disculpa esperada es algo que requiere trabajo constante, enfocado en el bienestar y la satisfacción del cliente. Para ello, puedes ofrecer diversas opciones, tales como promociones, descuentos, artículos y servicios gratuitos, etc.
6. Facilita un canal de comunicación continuo, sobre todo, para aquellos casos que incluyen fallos y errores significativos, los cuales necesitan el feedback del cliente, para lo que es necesario mantener el canal de comunicación activo. Lo ideal resulta en ofrecer a los clientes distintos medios para enviar opiniones y comentarios, con la finalidad de que el usuario pueda sentirse valorado.
7. Incluye un lenguaje, y un tono cordial y empático, para reforzar la relación con el cliente, así como evita el lenguaje autoritario y frío, ya que no genera efectos positivos, sino negativos.
8. Elige la persona más indicada para el envío del email, resulta crucial elegir a la persona más idónea dentro de la organización, ya que el email debe llevar su firma. Para fallos y errores menores, el email puede tener como procedencia el departamento de marketing, pero para asuntos mayores, el email debe proceder de un alto ejecutivo o persona con un cargo significativo en la empresa.

¿Cuáles son las plantillas más populares para pedir disculpas?

Existen plantillas de emails que puedes utilizar para pedir disculpas por correo debido a fallos y errores de mayor o menor magnitud, tanto de forma individual como para segmentos o grupos de clientes.

Entre las más populares, precisas y efectivas, destacan:

Ejemplo #1. Para errores o fallos pequeños, destinado a un solo cliente. Esta plantilla contempla: saludo cordial, nombre del cliente al cual va dirigido el email, descripción del error o fallo, promoción, descuento u ofrecimiento para el cliente, y firma personal.

Ejemplo #2. Para errores o fallos significativos, destinado a un solo cliente. Esta plantilla incluye: saludo cordial, nombre del cliente al cual va dirigido el email, descripción del error o fallo, reconocimiento corto del alcance ocasionado con el inconveniente, descripción corta y concisa de lo ocurrido, oferta o promoción para el cliente, canal de comunicación abierto para el feedback, y firma personal por parte de un ejecutivo de alto nivel en la empresa.

Ejemplo #3. Para errores o fallos pequeños, destinado a varios clientes. Esta plantilla incluye: saludo cordial, nombre del cliente al cual va dirigido el email, descripción del error o fallo, descuento u oferta, y firma personal.

Ejemplo #4. Para errores o fallos significativos, destinado a varios clientes. Esta plantilla incluye: saludo cordial, nombre del cliente al cual va dirigido el email, reconocimiento del error por parte de la empresa, descripción corta y concisa de lo ocurrido, oferta o descuento, canal de comunicación abierto para mantener el feedback, y firma personal por parte de un ejecutivo de alto nivel dentro de la empresa.

¿Dónde conseguir plantillas precargadas para enviar emails de disculpas?

En la actualidad, existen herramientas de email marketing, como Mailrelay, las cuales ofrecen múltiples ventajas para el envío de mailings masivos.

Entre los beneficios que ofrece Mailrelay, destacan:

• Disponibilidad de plantillas precargadas de fácil edición, las cuales puedes personalizar con tan solo rellenar los campos solicitados, de manera rápida y sencilla.
• Posibilidad de personalizar los campos a través de un editor intuitivo, que incluye las funciones de arrastrar y soltar de manera práctica y simple.
• Posibilidad de diseñar contenido único y personalizable, en función de los intereses de los clientes y los grupos de contacto segmentados, para ofrecer contenido de valor.
• Posibilidad de programar el envío de los emails, según el día y la hora requeridos.
• Posibilidad de obtener estadísticas confiables acerca del alcance de los mails enviados, y los resultados obtenidos con las campañas de email marketing.
• Posibilidad de enviar hasta 80.000 mil correos gratuitos al mes, así como agendar y segmentar 20.000 contactos.

Hoy en día, diseñar emails de disculpas para responsabilizarse por fallos y errores involuntarios e inesperados por parte de la empresa, ya es posible. Existen herramientas de email marketing, como Mailrelay, las cuales ofrecen modelos de plantillas precargadas, que puedes editar de manera rápida y sencilla, para el envío de emails de disculpas, además de emails con múltiples intenciones comunicativas.